Ihre interne Meldestelle. Von uns betrieben.
Seit dem 17. Dezember 2023 müssen alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) betreiben. Daneben gibt es bestimmte Beschäftigungsgeber, für die die Pflicht unabhängig von der Beschäftigtenzahl besteht (§ 12 Abs. 3 HinSchG). Wir übernehmen das als externer Dienstleister für Sie, mit sicheren Meldekanälen, festen Fristen und lückenloser Dokumentation. Ihre interne Meldestelle wird von Datenschutzbeauftragten, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten betrieben.
Kostenlose Erstberatung · Einrichtung innerhalb weniger Tage · DSGVO-konform
Beschäftigte. Daneben gibt es bestimmte Beschäftigungsgeber, für die die Pflicht unabhängig von der Beschäftigtenzahl besteht (§ 12 Abs. 3 HinSchG).
Frist für die Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person
Frist für die Rückmeldung über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen und deren Gründe.
Aufbewahrung der Dokumentation nach Abschluss des Verfahrens
Verstöße können bis zu 20.000 € kosten, wenn keine Meldestelle besteht, und bis zu 50.000 € bei Repressalien oder Vertraulichkeitsverstößen. Die einzelnen Bußgeldtatbestände und Bußgeldrahmen ergeben sich differenziert aus § 40 HinSchG. Die mögliche Erhöhung bei juristischen Personen folgt aus dem Zusammenspiel mit dem OWiG.
Was das Hinweisgeberschutzgesetz von Ihnen verlangt
Das Hinweisgeberschutzgesetz setzt die EU-Whistleblower-Richtlinie (EU 2019/1937) in Deutschland um. Es ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten und gilt seit dem 17. Dezember 2023 auch für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten.
Sichere Meldekanäle
§ 16 Abs. 3 HinSchG verlangt Meldekanäle, die Meldungen in Textform oder mündlich ermöglichen. Auf Ersuchen ist zusätzlich eine persönliche Zusammenkunft zu ermöglichen. Anonyme Meldungen sollen bearbeitet werden, eine Verpflichtung zur Bereitstellung anonymer Meldekanäle besteht jedoch nicht.
Vertraulichkeit
Die Identität der hinweisgebenden Person und der betroffenen Personen muss gewahrt bleiben. Das Vertraulichkeitsgebot schützt auch sonstige in der Meldung genannte Personen. Zudem bestehen gesetzliche Ausnahmen nach § 9 HinSchG.
Feste Fristen
Die Eingangsbestätigung erfolgt innerhalb von 7 Tagen, die Rückmeldung zu Folgemaßnahmen innerhalb von 3 Monaten nach der Bestätigung.
Dokumentation
Jede eingehende Meldung ist zu dokumentieren und drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens datenschutzkonform aufzubewahren.
Vom ersten Hinweis bis zur Rückmeldung
Jeder Schritt hat eine klare Zuständigkeit, eine Frist und einen Nachweis. So erfüllen Sie das HinSchG, ohne dass Ihr Team selbst zwischen hinweisgebender Person, Geschäftsführung und Behörden steht.
Schritt 01
Hinweisgebende
Eine Person aus dem beruflichen Umfeld erlangt Kenntnis von einem mutmaßlichen Verstoß. Das können Beschäftigte, Dienstleister, Zulieferer, Bewerberinnen und Bewerber oder Geschäftspartner sein.
Schritt 02
Meldung
Die Meldung geht über den Kanal ein, der der Person am leichtesten fällt: mündlich, postalisch, persönlich, telefonisch oder über das Online-Formular des Hinweisgebersystems.
Schritt 03
Analyse
Wir versenden die Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen und prüfen im Whistleblowing-Team, ob die Meldung stichhaltig ist, ob sie in den Anwendungsbereich fällt und was zu tun ist.
Schritt 04
Bewertung
Wir leiten geeignete Folgemaßnahmen ein von der internen Aufklärung bis zur Weiterleitung an zuständige Behörden, wenn es erforderlich ist.
Schritt 05
Abschluss
Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von 3 Monaten eine Rückmeldung über die geplanten oder ergriffenen Folgemaßnahmen.
Unabhängig, fristsicher, dokumentiert.
§ 14 HinSchG erlaubt ausdrücklich, einen Dritten mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu betrauen. Genau das bieten wir.
Für den sicheren Meldekanal kooperieren wir mit Hinweismeldeportal.de. Es handelt sich um ein IT-gestütztes Hinweisgebersystem mit Online-Formular und Hotline, das die Vertraulichkeit technisch absichert und auch anonyme Meldungen ermöglicht. Das alles bieten wir zu Konditionen an, die sich auch für kleinere Unternehmen rechnen.
Ein unabhängiges Team aus Datenschutzbeauftragten, Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten nimmt Meldungen entgegen, bestätigt den Eingang fristgerecht, prüft rechtlich sauber und dokumentiert lückenlos. Die Vertretung im Team ist an 365 Tagen im Jahr gesichert.
Alles, was das HinSchG verlangt.
Externe Meldestelle
Wir übernehmen die Aufgaben Ihrer internen Meldestelle nach § 14 HinSchG. Als Ergänzung zu Ihrem externen Datenschutzbeauftragten oder eigenständig.
Meldestelle + Hinweisgebersystem
Die komplette Umsetzung. Ein sicheres Online-Hinweisgebersystem über unseren Partner Hinweismeldeportal.de plus Betrieb der Meldestelle durch uns.
Preise richten sich nach Unternehmensgröße und gewähltem Umfang. Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Erstberatung und ein individuelles Angebot.
Bußgeld, wenn keine interne Meldestelle eingerichtet und betrieben wird (§ 40 HinSchG).
Bußgeld bei Repressalien, Behinderung einer Meldung oder Verletzung der Vertraulichkeit – bei juristischen Personen bis zum Zehnfachen.
Kosten für Ihre Erstberatung. Wir klären in 30 Minuten, ob und wie das HinSchG Sie betrifft.
Häufige Fragen zum Hinweisgeberschutz
Ab wann brauchen wir eine interne Meldestelle?
Seit dem 17. Dezember 2023 müssen alle Unternehmen mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle betreiben. Für Unternehmen ab 250 Beschäftigten gilt die Pflicht bereits seit dem 2. Juli 2023. Bestimmte Unternehmen des Finanzsektors, etwa Wertpapierdienstleister, sind unabhängig von ihrer Größe verpflichtet.
Darf unser Datenschutzbeauftragter die Meldestelle übernehmen?
Grundsätzlich ja, es kommt aber auf den Einzelfall an. § 14 Abs. 1 HinSchG erlaubt zwar die Beauftragung eines Dritten, beantwortet aber nicht pauschal, ob der Datenschutzbeauftragte zugleich die Aufgaben der internen Meldestelle übernehmen kann. Entscheidend ist insbesondere, dass die unabhängige Tätigkeit gewährleistet ist und keine Interessenkonflikte entstehen (§ 15 HinSchG).
Müssen wir anonyme Meldungen bearbeiten?
1 HinSchG sagt, dass anonym eingehende Meldungen bearbeitet werden sollten; zugleich besteht ausdrücklich keine Verpflichtung, einen Meldekanal für die Abgabe anonymer Meldungen bereitzustellen. In der Praxis empfehlen wir, anonyme Hinweise anzunehmen und zu bearbeiten. Sie erhöhen die Meldebereitschaft erheblich, und ein IT-gestütztes Hinweisgebersystem ermöglicht den geschützten Dialog auch ohne Namensnennung.
Welche Verstöße können gemeldet werden?
Das HinSchG erfasst unter anderem Straftaten, bußgeldbewehrte Verstöße gegen Vorschriften zum Schutz von Leben, Gesundheit oder Rechten von Beschäftigten sowie Verstöße gegen bestimmte Bundes-, Landes- und EU-Vorschriften, etwa zu Datenschutz, Produktsicherheit, Umweltschutz oder Vergaberecht. Ob eine Meldung in den Anwendungsbereich fällt, prüfen wir im ersten Schritt.
Welche Fristen gelten für die Meldestelle?
Die Meldestelle muss den Eingang einer Meldung innerhalb von sieben Tagen bestätigen und der hinweisgebenden Person spätestens drei Monate nach der Eingangsbestätigung eine Rückmeldung geben, etwa über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen. Jede Meldung ist zu dokumentieren; die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.
Wie schnell ist die Meldestelle eingerichtet?
In der Regel innerhalb weniger Tage: Wir richten die Meldekanäle ein, stellen die Whistleblowing-Richtlinie und die Informationen für Ihre Beschäftigten bereit und übernehmen ab dem vereinbarten Stichtag die Entgegennahme. Wenn Sie bereits Kundin oder Kunde unseres externen Datenschutzbeauftragten sind, profitieren Sie davon, dass wir Ihr Unternehmen schon kennen.
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