Państwa wewnętrzny kanał zgłoszeń. Prowadzony przez nas.
Od 17 grudnia 2023 r. wszystkie firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników muszą prowadzić wewnętrzny kanał zgłoszeń zgodnie z niemiecką ustawą o ochronie sygnalistów (HinSchG). Ponadto dla niektórych pracodawców obowiązek ten istnieje niezależnie od liczby zatrudnionych (§ 12 ust. 3 HinSchG). Przejmujemy to zadanie jako zewnętrzny usługodawca – z bezpiecznymi kanałami zgłoszeń, stałymi terminami i kompletną dokumentacją. Państwa wewnętrzny kanał zgłoszeń prowadzą inspektorzy ochrony danych i prawnicy.
Bezpłatna konsultacja wstępna · Uruchomienie w ciągu kilku dni · zgodnie z RODO
pracowników. Ponadto istnieją określeni pracodawcy, na których obowiązek ten spoczywa niezależnie od liczby zatrudnionych (§ 12 ust. 3 HinSchG).
Termin na potwierdzenie sygnaliście otrzymania zgłoszenia
Termin na przekazanie informacji zwrotnej o planowanych lub już podjętych działaniach następczych i ich uzasadnieniu.
Przechowywanie dokumentacji po zakończeniu postępowania
Naruszenia mogą kosztować do 20 000 €, jeśli nie utworzono kanału zgłoszeń, i do 50 000 € w przypadku działań odwetowych lub naruszenia poufności. Poszczególne znamiona wykroczeń i wysokość grzywien wynikają szczegółowo z § 40 HinSchG (niemieckiej ustawy o ochronie sygnalistów). Możliwe podwyższenie grzywny w przypadku osób prawnych wynika z powiązania z OWiG.
Czego wymaga od Państwa ustawa o ochronie sygnalistów
Niemiecka ustawa o ochronie sygnalistów (HinSchG) wdraża w Niemczech unijną dyrektywę w sprawie sygnalistów (UE 2019/1937). Weszła w życie 2 lipca 2023 r., a od 17 grudnia 2023 r. obowiązuje także firmy zatrudniające od 50 do 249 pracowników.
Bezpieczne kanały zgłaszania
§ 16 ust. 3 HinSchG wymaga kanałów zgłoszeń umożliwiających składanie zgłoszeń w formie tekstowej lub ustnej. Na wniosek należy dodatkowo umożliwić osobiste spotkanie. Zgłoszenia anonimowe powinny być rozpatrywane, nie ma jednak obowiązku udostępniania anonimowych kanałów zgłoszeń.
Poufność
Tożsamość sygnalisty i osób, których dotyczy zgłoszenie, musi pozostać chroniona. Zasada poufności chroni także inne osoby wymienione w zgłoszeniu. Ustawowe wyjątki przewiduje § 9 HinSchG.
Sztywne terminy
Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia następuje w ciągu 7 dni, a informacja zwrotna o działaniach następczych – w ciągu 3 miesięcy od potwierdzenia.
Dokumentacja
Każde zgłoszenie należy udokumentować i przechowywać zgodnie z przepisami o ochronie danych przez trzy lata od zakończenia postępowania.
Od pierwszego zgłoszenia do informacji zwrotnej
Każdy etap ma jasno przypisaną odpowiedzialność, termin i dowód realizacji. W ten sposób spełniają Państwo wymogi HinSchG, a Państwa zespół nie musi sam stawać pomiędzy sygnalistą, kierownictwem i organami.
Krok 01
Sygnalista
Osoba z otoczenia zawodowego dowiaduje się o domniemanym naruszeniu. Mogą to być pracownicy, usługodawcy, dostawcy, kandydaci do pracy lub partnerzy biznesowi.
Krok 02
Zgłoszenie
Zgłoszenie wpływa kanałem, który jest dla tej osoby najwygodniejszy: ustnie, pocztą, osobiście, telefonicznie lub przez formularz online systemu zgłaszania naruszeń.
Krok 03
Analiza
W ciągu 7 dni wysyłamy potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, a nasz zespół ds. zgłoszeń sygnalistów sprawdza, czy zgłoszenie jest wiarygodne, czy mieści się w zakresie stosowania przepisów i jakie kroki należy podjąć.
Krok 04
Ocena
Wdrażamy odpowiednie działania następcze – od wewnętrznego wyjaśnienia sprawy po przekazanie jej właściwym organom, jeśli jest to konieczne.
Krok 05
Zakończenie
Sygnalista otrzymuje w ciągu 3 miesięcy informację zwrotną o planowanych lub podjętych działaniach następczych.
Niezależnie, terminowo, z pełną dokumentacją.
§ 14 HinSchG wprost dopuszcza powierzenie zadań wewnętrznego kanału zgłoszeń podmiotowi zewnętrznemu. Właśnie to oferujemy.
Przy bezpiecznym kanale zgłoszeń współpracujemy z Hinweismeldeportal.de. Jest to informatyczny system zgłaszania naruszeń z formularzem online i infolinią, który technicznie zabezpiecza poufność i umożliwia także zgłoszenia anonimowe. Wszystko to oferujemy na warunkach opłacalnych również dla mniejszych firm.
Niezależny zespół inspektorów ochrony danych i prawników przyjmuje zgłoszenia, potwierdza ich otrzymanie w terminie, rzetelnie ocenia je pod kątem prawnym i dokumentuje cały proces. Zastępstwo w zespole jest zapewnione przez 365 dni w roku.
Wszystko, czego wymaga HinSchG.
Zewnętrzny punkt przyjmowania zgłoszeń
Przejmujemy zadania Państwa wewnętrznego kanału zgłoszeń zgodnie z § 14 HinSchG – jako uzupełnienie usług zewnętrznego inspektora ochrony danych lub samodzielnie.
Punkt przyjmowania zgłoszeń + system zgłaszania naruszeń
Kompleksowe wdrożenie. Bezpieczny internetowy system zgłaszania naruszeń udostępniany przez naszego partnera Hinweismeldeportal.de oraz obsługa kanału zgłoszeń przez nas.
Ceny zależą od wielkości przedsiębiorstwa i wybranego zakresu. Zapraszamy do kontaktu – otrzymają Państwo bezpłatną konsultację wstępną i indywidualną ofertę.
Kara pieniężna, jeśli wewnętrzny punkt przyjmowania zgłoszeń nie zostanie utworzony i nie będzie prowadzony (§ 40 HinSchG).
Kara pieniężna za działania odwetowe, utrudnianie zgłoszenia lub naruszenie poufności – w przypadku osób prawnych nawet do dziesięciokrotności tej kwoty.
koszt pierwszej konsultacji. W ciągu 30 minut wyjaśnimy, czy i w jaki sposób dotyczy Państwa HinSchG.
Najczęstsze pytania dotyczące ochrony sygnalistów
Od kiedy musimy mieć wewnętrzny kanał zgłoszeń?
Od 17 grudnia 2023 r. wszystkie przedsiębiorstwa zatrudniające z reguły co najmniej 50 pracowników muszą prowadzić wewnętrzny kanał zgłoszeń. Przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 250 pracowników mają ten obowiązek już od 2 lipca 2023 r. Niektóre podmioty sektora finansowego, np. firmy inwestycyjne, podlegają mu niezależnie od swojej wielkości.
Czy nasz inspektor ochrony danych może prowadzić kanał zgłoszeń?
Co do zasady tak, ale zależy to od konkretnego przypadku. § 14 ust. 1 HinSchG wprawdzie pozwala powierzyć to zadanie podmiotowi zewnętrznemu, ale nie przesądza ogólnie, czy inspektor ochrony danych może jednocześnie pełnić zadania wewnętrznego kanału zgłoszeń. Kluczowe jest przede wszystkim zapewnienie niezależności i unikanie konfliktu interesów (§ 15 HinSchG).
Czy musimy rozpatrywać zgłoszenia anonimowe?
1 HinSchG stanowi, że zgłoszenia anonimowe powinny być rozpatrywane; jednocześnie wprost nie ma obowiązku udostępniania kanału do składania zgłoszeń anonimowych. W praktyce zalecamy przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń anonimowych. Znacząco zwiększają one gotowość do zgłaszania nieprawidłowości, a system zgłaszania naruszeń oparty na rozwiązaniu informatycznym umożliwia bezpieczny dialog także bez ujawniania nazwiska.
Jakie naruszenia można zgłosić?
HinSchG obejmuje m.in. przestępstwa, naruszenia przepisów chroniących życie, zdrowie lub prawa pracowników zagrożone grzywną administracyjną, a także naruszenia określonych przepisów federalnych, krajowych (landowych) i unijnych, np. dotyczących ochrony danych, bezpieczeństwa produktów, ochrony środowiska czy zamówień publicznych. W pierwszym kroku sprawdzamy, czy zgłoszenie mieści się w zakresie ustawy.
Jakie terminy obowiązują przy prowadzeniu kanału zgłoszeń?
Kanał zgłoszeń musi potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w ciągu siedmiu dni i najpóźniej trzy miesiące od tego potwierdzenia przekazać sygnaliście informację zwrotną, np. o planowanych lub już podjętych działaniach następczych. Każde zgłoszenie należy udokumentować; dokumentację usuwa się trzy lata po zakończeniu postępowania.
Jak szybko można uruchomić kanał zgłoszeń?
Zazwyczaj w ciągu kilku dni: konfigurujemy kanały zgłoszeń, przygotowujemy politykę zgłaszania naruszeń oraz informacje dla Państwa pracowników i od uzgodnionej daty przejmujemy przyjmowanie zgłoszeń. Jeśli korzystają już Państwo z usług naszego zewnętrznego inspektora ochrony danych, zyskują Państwo na tym, że znamy już Państwa firmę.
Czy Państwa kanał zgłoszeń
jest zgodny z prawem?
Bez zobowiązań · 30 minut · Bezpłatnie
Inne usługi
