企业最佳实践
如今，居家办公已成为许多企业现代工作模式的固定组成部分。然而，数据处理转移到私人环境中，也带来了更高的数据保护风险。如果没有明确的规定以及适当的技术和组织措施，通常无法确保足够的保护水平。
因此，企业有义务在居家办公中同样严格落实 GDPR 的要求，为此须创造适当的框架条件，并为员工制定明确的行为规范。
第一步：工作场所
居家办公时，同样必须确保个人数据免遭未经授权的访问。因此，员工在布置工作场所时，应确保数据的保密性和可用性原则上与在办公室时得到同等程度的保障。
最佳实践：
第二步：所用硬件
在居家办公中使用公司配发的设备通常是最安全的解决方案。这些设备可以集中管理、及时安装最新的安全更新，并可根据内部安全要求进行配置。
私人设备通常无法达到这一安全水平。它们往往缺乏必要的防护措施，例如硬盘加密、集中式防病毒方案或安全的网络配置，从而增加了数据丢失或未经授权访问的风险。此外，私人数据和工作数据还可能相互混杂，从而引发额外的数据保护和安全问题。
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第三步：纸质文件的处理
目前纸质流程尚无法完全避免。在居家办公中，这会带来额外风险，尤其是在文件的运送和保管环节。
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第四步：视频会议系统的使用
视频会议解决方案是居家办公协作中不可或缺的一部分，其选择和使用应符合数据保护要求。
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第五步：IT 安全
居家办公对 IT 安全提出了特殊要求。与在办公室不同，员工常常通过私人网络和设备访问企业系统，由此产生额外风险。
为确保适当的保护水平，技术防护措施与明确的组织规定应相互协调。其目标是控制数据访问、防止未经授权的访问，并确保即使在企业环境之外也能安全地处理信息。
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第六步：使用云服务
云服务已是现代日常工作中不可或缺的一部分，使居家办公中的灵活协作成为可能。与此同时，个人数据会被传输给外部服务提供商，并在企业自身的 IT 基础设施之外处理。
由此产生了额外的数据保护要求，尤其涉及对数据处理的控制、系统安全以及可能向第三国传输数据等方面。因此，为确保适当的保护水平，必须明确规范云服务的使用，并有针对性地管控相关风险。
最佳实践：
第七步：即时通讯工具的使用
即时通讯工具在工作中也越来越常用，例如用于团队内部快速沟通。但在此过程中，个人数据通常会经由外部服务提供商处理。因此，其使用应有明确规定，并仅限于符合数据保护要求的解决方案。
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第八步：组织规定
最后，除技术措施外，还应制定明确的组织规定。其作用在于建立统一的数据处理流程、明确职责，并确保规定的防护措施在日常工作中切实得到遵守.
最佳实践：
总结：
要在居家办公中合规地处理数据，可以采取多种适当的技术和组织措施。关键在于在日常工作中切实、务实地加以落实。只有制定明确的规定并由员工切实遵守，才能有效降低数据保护风险，并持续确保适当的保护水平。
我们很乐意协助您制定或审核您的居家办公政策，并实施相应的技术和组织措施。
常见问题解答
居家办公需满足哪些数据保护要求？
即使在居家办公的情况下，企业也必须遵守 GDPR 的规定。这包括采取适当的技术和组织措施以及制定明确的行为规范，以保护个人数据免受未经授权的访问。
居家办公的工作场所应如何布置？
工作场所的布置应确保未经授权的人员既无法查看屏幕内容，也无法接触纸质文件。建议采取的措施包括清洁桌面政策、可上锁的存放空间、防窥措施，以及离开工作位置时始终锁定工作设备。
居家办公时可以使用私人设备吗？
公司配发的设备通常是更安全的选择，因为可以集中管理并配备相应的安全措施。根据本文所述，私人设备只应在例外情况下使用；此时尤其建议通过远程连接安全地访问企业资源。
居家办公中进行视频会议需要注意什么？
视频会议系统的选择和使用应符合数据保护要求，包括签订数据处理协议（DPA）、采用适当的加密、对会议加以保护、明确录制和屏幕共享规则，以及在必要时让数据保护官和职工委员会参与。
居家办公中哪些 IT 安全措施尤为重要？
尤其建议采用加密的 VPN 连接、双因素身份验证、及时的安全更新、防病毒保护和硬盘加密。数据应尽量不存储在终端设备本地，而应存储在受保护的企业系统中。
企业应为居家办公制定哪些组织规定？
企业应掌握所用设备和居家办公员工的整体情况，定期开展培训，并就电子邮件、云服务、即时通讯工具和机密文件的使用制定具有约束力的规定。
