Ochrona danych osobowych w pracy zdalnej

Cindy Stefanet
autorstwa Cindy Stefanet · 27.09.2026

Najlepsze praktyki dla firm

Praca w domu stała się obecnie stałym elementem nowoczesnych modeli pracy w wielu firmach. Jednak wraz ze przenoszeniem przetwarzania danych do środowisk prywatnych wiążą się zwiększone ryzyka w zakresie ochrony danych osobowych. Bez jasnych wytycznych oraz odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych regularnie nie można zapewnić odpowiedniego poziomu ochrony.

Firmy są zatem zobowiązane do konsekwentnego wdrażania wymogów RODO w pracy zdalnej, tworząc odpowiednie warunki i ustalając jasne zasady postępowania dla pracowników.

Krok 1: Miejsce pracy

W pracy zdalnej należy również zapewnić ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem. Pracownicy muszą zatem skonfigurować swoje miejsce pracy w taki sposób, aby poufność i dostępność danych były zasadniczo zapewniane w taki sam sposób jak w biurze.

Najlepsze praktyki:

  • Miejsce pracy powinno być tak skonstruowane, aby pracownicy nie mogli mieć dostępu do ekranu ani do znajdujących się tam dokumentów papierowych.
  • Pod koniec dnia pracy pracownik powinien zapewnić, że biurko jest uporządkowane i że nie pozostają w nim żadne dokumenty osobiste lub poufne (polityka czystego biura).
  • Dokumenty fizyczne i narzędzia robocze należy przechowywać w zamkniętych szafach lub w oddzielnym pomieszczeniu roboczym, do którego nie mają dostępu osoby trzecie.
  • Jeśli miejsce pracy jest widoczne z zewnątrz, na przykład przez okno wychodzące na ulicę, możesz udostępnić pracownikom folię ochronną na laptopa.
  • Urządzenia do pracy powinny być zawsze zamknięte po opuszczeniu stanowiska pracy, aby nie pozwalało to na przeglądanie danych przez osoby trzecie lub ich nieumyślne modyfikowanie lub usuwanie, np. przez dzieci lub zwierzęta domowe.
  • Pracownicy powinni wybierać odpowiednie środowisko dla rozmów (np. przez telefon lub konferencję wideo), w którym nie mogą być słuchani przez osoby nieuprawnione.

Krok 2: Wykorzystana sprzętowa infrastruktura

Powszechna użyteczność urządzeń służbowych w pracy zdalnej jest regularnie uznawana za najbezpieczniejszą metodę. Mogą one być zarządzane centralnie, aktualizowane aktualnymi aktualizacjami zabezpieczeń i dostosowywane do wewnętrznych wymagań bezpieczeństwa.

Urządzenia prywatne zazwyczaj nie zapewniają takiego poziomu bezpieczeństwa. Często nie posiadają niezbędnych zabezpieczeń, takich jak szyfrowanie dysków twardych, centralne rozwiązania antywirusowe ani bezpieczne konfiguracje sieciowe, co zwiększa ryzyko utraty danych lub nieautoryzowanego dostępu. Ponadto istnieje ryzyko, że prywatne i służbowe dane zostaną zmieszane, co powoduje dodatkowe problemy z ochroną danych oraz bezpieczeństwem.

Najlepsze praktyki:

  • Zapewnij pracownikom służbowe notebooky oraz smartfony lub softphone.
  • Ograniczaj używanie prywatnych urządzeń wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach.
  • W wyjątkowych przypadkach, gdy wykorzystywany jest prywatny sprzęt, dostęp do zasobów firmy powinien odbywać się przez bezpieczną łączność zdalną do serwera terminalowego. Dane nie są przetwarzane ani przechowywane na prywatnym urządzeniu, lecz pozostają w sieci firmy i są wyświetlane i przetwarzane wyłącznie za pośrednictwem połączenia.
  • Wyłącz prywatne korzystanie z urządzeń udostępnianych w ramach pracy.

Krok 3: Postępowanie z dokumentami papierowymi

Do tej pory nie można całkowicie wyeliminować procesów opartych na papierze. W pracy zdalnej pojawiają się dodatkowe ryzyka, zwłaszcza w przypadku transportu i przechowywania dokumentów.

Najlepsze praktyki:

  • Dokumenty papierowe powinny być przechowywane w odpowiednich, jak najbezpieczniejszych, zamkniętych kopertach podczas transportu między biurem a domowym biurkiem.
  • Dokumenty nie powinny być pozostawiane bez nadzoru podczas transportu. Szczególnie nie powinny być pozostawiane w samochodzie, na przykład podczas krótkich przerw, takich jak zakupy.
  • Zezwolenia poufne nie należy wyrzucać do śmieci domowych. Zniszczenie powinno odbyć się w biurze lub w domu za pomocą odpowiedniego urządzenia do likwidacji dokumentów, które zapewnia odpowiedni poziom ochrony poufnych dokumentów.
  • Gdy to możliwe, w pracy zdalnej należy korzystać z kopii dokumentów zamiast oryginałów, aby zminimalizować ryzyko uszkodzenia lub utraty ważnych dokumentów.

Krok 4: Wykorzystanie systemów wideokonferencji

Rozwiązania do wideokonferencji stanowią stały element współpracy w pracy zdalnej i należy je wybierać i wdrażać w sposób zgodny z ochroną danych osobowych.

Najlepsze praktyki:

  • Z dostawcą zawrzyj umowę o przetwarzaniu zleconych usług zgodnie z art. 28 RODO. Jeśli usługodawca przetwarza dane osobowe poza UE, należy przewidzieć odpowiednie mechanizmy przekazywania danych, na przykład standardowe klauzule umowne.
  • Dbaj o to, aby komunikacja była zabezpieczona odpowiednią szyfrowaniem; w przypadku wrażliwych treści należy zastosować szyfrowanie od końca do końca.
  • Ochroniaj konferencje poprzez hasła lub indywidualne linki do zaproszenia.
  • Upewnij się, że zapisy zostaną w ogóle niepublikowane, chyba że istnieje wyraźna podstawy prawne (np. zgoda wszystkich uczestników).
  • Dezaktualizuj funkcje takie jak śledzenie, telemetria lub analizy biomeryczne, w miarę możliwości.
  • Stawcie jasne zasady dotyczące udostępniania ekranu oraz wykorzystywania i usuwania treści czatów.
  • Zaangażuj inspektora ochrony danych oraz, w miarę potrzeby, radę ds. bezpieczeństwa pracy w proces wyborów i wdrożenia.

Krok 5: Bezpieczeństwo IT

Praca w pracy zdalnej wiąże się ze specjalnymi wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa IT. W przeciwieństwie do sytuacji w biurze, pracownicy często korzystają z systemów firmowych za pośrednictwem prywatnych sieci i urządzeń, co powoduje dodatkowe zagrożenia.

Aby zapewnić odpowiedni poziom ochrony, środki techniczne oraz jasne wymagania organizacyjne powinny być dostosowane wzajemnie. Celem jest kontrola dostępu do danych, zapobieganie nieuprawnionym dostępom oraz zapewnienie bezpiecznego wykorzystywania informacji również poza środowiskiem firmy.

Najlepsze praktyki:

  • W celu uzyskiwania dostępu do systemów firmowych używaj wyłącznie szyfrowanych połączeń VPN i ograniczaj dostęp do serwerów, folderów plików i aplikacji niezbędnych do pracy zdalnej.
  • W przypadku połączeń VPN zastosuj uwierzytelnianie dwuetapowe.
  • Przedstawcie, że dane będą przechowywane wyłącznie na sieciowych serwerach w firmie, które będą dostępne przez połączenie VPN i nie będą przechowywane lokalnie na urządzeniach końcowych.
  • Przedstawcie, że domowy dostęp do sieci Wi‑Fi należy zabezpieczyć silnym hasłem, a publiczne sieci można wykorzystywać wyłącznie w połączeniu z połączeniem VPN.
  • Upewnij się, że urządzenia końcowe są regularnie aktualizowane i posiadają aktualny system ochrony przed wirusami.
  • Użyj szyfrowania dysków twardych w laptopach i zabezpiecz je kodem PIN lub hasłem. Urządzenia służbowe powinny być również w pełni zaszyfrowane i zabezpieczone kodem PIN.
  • Ustalić należy jasne procedury w przypadku utraty urządzeń, np. możliwość zdalnego ich wyłączenia.
  • Reguluj lub ograniczaj korzystanie z portów USB. Na przykład można wyłączyć dostęp do portów lub zakazać używania prywatnych dysków USB.
  • Upewnij się, że wsparcie IT dla pracowników pracujących w domu jest dostępne w każdej chwili.

Krok 6: Korzystanie z usług chmurowych

Usługi chmurowe są niemal nieodłącznym elementem współczesnego życia zawodowego i umożliwiają elastyczną współpracę w pracy zdalnej. Jednocześnie dane osobowe są przekazywane zewnętrznym dostawcom i przetwarzane poza własną infrastrukturą IT.

W ten sposób powstają dodatkowe wymogi w zakresie ochrony danych osobowych, zwłaszcza w odniesieniu do kontroli przetwarzania danych, bezpieczeństwa systemów oraz ewentualnych przekazywanych danych do państw trzecich. Aby zapewnić odpowiedni poziom ochrony, konieczne jest zatem jasno określić stosowanie usług chmurowych oraz ukierunkowanie ryzyka związanego z tym procesem.

Najlepsze praktyki:

  • Upewnij się, że wykorzystywane są wyłącznie udostępnione usługi chmurowe (Whitelist).
  • Z dostawcą zawrzyj umowę o przetwarzaniu zleconych usług zgodnie z art. 28 RODO. Jeśli usługodawca przetwarza dane osobowe poza UE, należy przewidzieć odpowiednie mechanizmy przekazywania danych, na przykład standardowe klauzule umowne.
  • Przekazywanie oraz przechowywanie danych przez dostawcę powinny być zabezpieczone odpowiednimi procedurami szyfrowania zgodnie z aktualnymi standardami techniki.
  • Upewnij się, że po zakończeniu umowy wszystkie dane zostaną całkowicie usunięte, i potwierdź to za pomocą pisemnego potwierdzenia usunięcia danych ze strony dostawcy.
  • Używaj mocnych haseł dla wszystkich dostępów i w przypadku aplikacji chmurowych z wieloma lub poufnymi danymi wdrożaj dwuetapową uwierzytelnianie dla wszystkich użytkowników; w każdym przypadku dla kont administracyjnych powinna ona być obowiązkowa.
  • Nieustannie informuj swoich pracowników o aktualnych zagrożeniach phishingowym, zwłaszcza poprzez praktyczne przykłady, takie jak fałszywe wiadomości e-mail, manipulowane strony logowania lub ataki na dostęp do chmury.

Krok 7: Korzystanie z usług Messenger

Usługi komunikacyjne przez Messenger są coraz częściej wykorzystywane w kontekście zawodowym, np. do szybkiej komunikacji wewnątrz zespołu. W tym przypadku jednak regularnie przetwarzane są dane osobowe przekazywane przez zewnętrznych dostawców. Dlatego wykorzystanie powinno być jasno regulowane i ograniczone do rozwiązań zgodnych z ochroną danych osobowych.

Najlepsze praktyki:

  • W przypadku komunikacji korporacyjnej używaj wyłącznie usług komunikacyjnych typu Messenger, które zapewniają bezpieczną komunikację dzięki szyfrowaniu od końca do końca.
  • Upewnij się, że dane komunikacyjne, w szczególności metadane, nie będą wykorzystywane przez dostawcę do celów reklamowych lub profilowania.
  • Steruj dostęp do danych kontaktowych technicznie, na przykład poprzez wykorzystanie rozwiązań zarządzania urządzeniami mobilnymi.

Krok 8: Regulacje organizacyjne

Ostatnio oprócz środków technicznych należy ustalić także jasne zasady organizacyjne. Ich celem jest stworzenie jednolitego procesu przetwarzania danych, ustalenie obowiązków oraz zapewnienie, że określone środki ochrony w praktyce są przestrzegane w codziennej pracy..

Najlepsze praktyki:

  • Miejcie pod kontrolą pracowników pracujących w trybie home office oraz wykorzystywane przez nich urządzenia.
  • Regularnie informuj i szkoli swoich pracowników na temat obowiązujących zasad pracy zdalnej.
  • Zwróćcie uwagę na pisemne zobowiązanie do przestrzegania przepisów.
  • Zezwól na przesyłanie służbowych wiadomości e-mail na prywatne konta.
  • Ograniczaj dostęp do poufnych dokumentów do bezpiecznych przestrzeni biurowych.

Podsumowanie:

W celu zapewnienia zgodnego z ochroną danych przetwarzania pracy w środowisku pracy zdalnej dostępne są liczne odpowiednie środki techniczne i organizacyjne. Decydujące znaczenie ma konsekwentne i praktyczne wdrażanie w codziennej pracy. Tylko w przypadku jasnych wytycznych i ich przestrzegania przez pracowników skutecznie można zminimalizować ryzyko związane z ochroną danych oraz zapewnić stały odpowiedni poziom ochrony.

Chętnie wesprzemy Państwa w opracowaniu lub sprawdzeniu regulaminu pracy zdalnej oraz w realizacji odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

Sprawdzenie pól obowiązkowych –
W webinarze krok po kroku

Jeśli chcecie być obecni lub podzielić się swoimi pytaniami:
Skontaktuj się – szczegóły logowania zostaną podane wkrótce.

Skontaktuj się z nami

FAQ

Jakie wymagania dotyczące ochrony danych osobowych mają zastosowanie w pracy zdalnej?

W biurach zdalnych firmy muszą również przestrzegać wymogów rozporządzenia GDPR. Do tego należą w szczególności odpowiednie środki techniczne i organizacyjne oraz jasne zasady postępowania w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem.

Jak powinien wyglądać miejsce pracy w pracy zdalnej?

Miejsce pracy powinno być tak skonfigurowane, aby osoby nieupoważnione nie miały dostępu do treści na ekranie ani do dokumentów papierowych. Zalecane jest między innymi stosowanie polityki Clean Desk, możliwość zamknięcia miejsc przechowywania, zabezpieczenie przed widokami oraz konsekwentne zamykanie urządzeń podczas opuszczania miejsca pracy.

Czy prywatne urządzenia mogą być używane do pracy w domowym biurze?

Urządzenia służbowe są regularnie uważane za bezpieczniejszą opcję, ponieważ można je administrować centralnie i zabezpieczać. Urządzenia prywatne powinny być używane wyłącznie w wyjątkowych przypadkach; w takim przypadku zaleca się w szczególności zabezpieczony dostęp do zasobów firmy za pośrednictwem połączenia zdalnego.

Czego należy pamiętać podczas wideokonferencji w pracy zdalnej?

Systemy wideokonferencji powinny być wybierane i stosowane zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych. Do nich należą między innymi umowa o przetwarzaniu zleconych usług, odpowiednie szyfrowanie, zabezpieczone konferencje, jasne zasady dotyczące rejestrowania i udostępniania ekranu, a w razie potrzeby – włączenie inspektora ochrony danych osobowych i rady pracowniczej.

Jakie środki bezpieczeństwa informatycznego są szczególnie ważne w pracy zdalnej?

Zalecane są zwłaszcza szyfrowane połączenia VPN, dwuwarstwowa uwierzytelnianie, aktualizacje zabezpieczeń, ochrona przed wirusami oraz szyfrowanie dysków twardych. Dane należy przechowywać na lokalnych urządzeniach w jak najmniejszym stopniu, a w zamian na zabezpieczonych systemach firmowych.

Jakie regulacje organizacyjne powinny ustalić firmy w odniesieniu do pracy zdalnej?

Firmy powinny mieć pod kontrolą urządzenia używane do pracy oraz pracowników pracujących w trybie home office, prowadzić regularne szkolenia oraz ustanawiać wiążące zasady dotyczące korzystania z poczty elektronicznej, usług chmurowych, komunikatorów oraz poufnych dokumentów.