企业最佳实践
如今，在家办公的工作已成为许多企业现代工作模式中的固定组成部分。然而，将数据处理转移到私营环境中，则意味着增加了数据保护方面的风险。如果没有明确的规定以及合适的技术和组织措施，通常无法保证达到足够的安全水平。
因此，企业有义务在居家办公环境中始终贯彻 GDPR 的规定，为此要建立合适的框架条件，并为员工制定明确的行为规范。
第一步：工作场所
即使在在家办公的情况下，也必须确保个人数据免受未经授权的访问。因此，员工必须调整工作场所，以确保数据保密性和可用性与办公室中的情况基本相同。
最佳实践：
步骤 2：使用的硬件
在家办公期间使用公司设备通常是最安全的解决方案。它们可以进行集中管理，并提供最新的安全更新，并可根据内部安全要求进行调整。
私人设备通常无法提供这种安全级别。它们通常缺乏必要的安全措施，例如硬盘加密、集中式防病毒解决方案或安全网络配置，从而增加了数据丢失或未经授权访问的风险。此外，个人数据和工作数据可能混淆起来，从而引发额外的数据保护和安全问题。
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步骤 3：处理纸质文件
到目前为止，纸质流程还无法完全避免。在家办公时，尤其是在运输和保管文件方面，都会带来额外的风险。
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第四步：使用视频会议系统
视频会议解决方案是在家办公协作的必不可少组成部分，应选择并使用符合数据保护规定的解决方案。
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第五步：IT安全
在家办公的工作带来了特殊的 IT 安全要求。与办公室不同的是，与公司系统进行连接时，员工通常会通过私人网络和设备进行访问，这带来了额外的风险。
为了确保达到适当的保护水平，技术保护措施和明确的组织规定应该相互配合一致。目标是控制数据访问，防止未经授权的访问，并确保在企业环境之外也能安全处理信息。确保做到这一点。
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第六步：使用云服务
云计算服务已成为现代工作生活中不可或缺的一部分，能够实现在家办公时的灵活协作。与此同时，个人数据也会被传输给外部提供商，并在企业 IT 基础设施之外进行处理。
这导致了额外的数据保护要求，尤其是在数据处理控制、系统安全以及可能出现的漏洞方面。数据传输到第三国。为了确保达到适当的保护水平，因此有必要明确规范云服务的使用，并针对相关风险进行有针对性的管控。
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步骤 7：使用 Messenger 服务
在职场环境中，Messenger 服务的使用也日益增多，例如用于团队内的快速沟通。然而，在此过程中，通常都会通过第三方服务处理个人数据。因此，其使用应得到明确的规范，并仅限于符合数据保护规定的解决方案。
最佳实践：
步骤 8：组织安排
最后，除了技术措施之外，还应该制定明确的组织规则。它们旨在建立统一的数据处理流程、明确责任，并确保规定的标准得到遵守。工作场所的防护措施是否确实得到落实.
最佳实践：
总结：
在家办公时进行符合数据保护要求的工作，可以采取多种合适的技术和组织措施。关键在于在日常工作中始终如一地贯彻执行这些措施。只有在明确规定并得到员工的遵守下，才能有效降低数据保护风险，并确保持续提供适当的保护水平。
我们很乐意协助您制定或审核您的居家办公政策，并实施相应的技术和组织措施。
常见问题解答
在家办公时有哪些数据保护要求？
即使在居家办公的情况下，企业也必须遵守 GDPR 的规定。这包括采取适当的技术和组织措施以及制定明确的行为规范，以保护个人数据免受未经授权的访问。
在家办公时的工作场所应该如何布置？
工作场所应设置得如此安排，以确保未经授权的人员无法访问屏幕内容或纸质文件。值得推荐的措施包括清洁办公桌政策、可锁定的存储空间、遮挡视线设施，以及在工作时始终关闭办公设备。离开工作场所。
在家办公时可以使用私人设备吗？
企业级设备通常是更安全的选择，因为它能够实现集中管理和安全措施的实施。根据该条规定，私人设备仅应在特殊情况下使用；在这种情况下，尤其建议使用安全访问功能。通过远程连接访问企业资源。
在家办公时进行视频会议时需要注意什么？
视频会议系统应选择和使用符合数据保护规定的方式。这些方式包括合同数据处理协议、合适的加密技术、安全的会议、清晰的记录和屏幕共享规则，以及酌情纳入数据保护专员和董事会的机制。
在家办公时哪些 IT 安全措施尤为重要？
值得推荐的包括加密 VPN 连接、双因素身份验证、最新的安全更新、病毒防护以及硬盘加密。数据最好不要存储在终端设备上，而是在受保护的企业系统中存储。
企业应该为在家办公制定哪些组织规则？
企业应该保持对所部署设备的监控，并确保在家办公员工保持同步状态；开展定期培训；并制定关于使用电子邮件、云服务、即时通讯工具和机密文件的强制性规定。
