Jej wewnętrzny punkt zgłaszania incydentów. Kierowany przez nas.
Od 17 grudnia 2023 r. wszystkie firmy zatrudniające 50 i więcej pracowników muszą prowadzić wewnętrzny system zgłaszania przypadków naruszenia przepisów przez pracodawców zgodnie z ustawą o ochronie informatorów (HinSchG). Dodatkowo istnieje pewna grupa pracodawców, wobec których obowiązek ten obowiązuje niezależnie od liczby pracowników (art. 12 ust. 3 HinSchG). Jako zewnętrzny dostawca usług świadczymy tę usługę dla Państwa, zapewniając bezpieczne kanały zgłaszania, stałe terminy i kompletne dokumentacje. Państwa wewnętrzny system zgłaszania będzie prowadzony przez inspektorów ds. ochrony danych osobowych i prawników.
Bezpłatne konsultacje wstępne · Instalacja w ciągu kilku dni · Zgodny z RODO
Pracownicy. Dodatkowo istnieją pewne pracodawcy, wobec których obowiązek ten istnieje niezależnie od liczby pracowników (art. 12 ust. 3 HinSchG).
Termin na potwierdzenie otrzymania informacji od osoby informującej
Termin na zgłoszenie planowanych lub już podjętych działań następczych oraz ich przyczyn.
Przechowywanie dokumentacji po zakończeniu postępowania
Naruszenia mogą kosztować do 20 000 € w przypadku braku jednostki kontroli i do 50 000 € w przypadku represji lub naruszenia poufności danych. Poszczególne czynniki odpowiedzialne za karanie oraz wysokość kar wynikają z § 40 HinSchG. Możliwe podniesienie kary w przypadku osób prawnych wynika z interakcji z OWiG.
Czego wymaga od ciebie ustawa o ochronie informatorów
Ustawa o ochronie informatorów implementuje w Niemczech unijną dyrektywę w sprawie sygnalistów (UE 2019/1937). Weszła w życie 2 lipca 2023 r. I od 17 grudnia 2023 r. obowiązuje również dla firm zatrudniających od 50 do 249 pracowników.
Bezpieczne kanały zgłaszania
Art. 16 ust. 3 HinSchG wymienia kanały zgłaszania, które umożliwiają składanie zgłoszeń w formie pisemnej lub ustnej. Na wniosek należy zapewnić możliwość osobistego spotkania. Anonimowe zgłoszenia powinny zostać rozpatrzone, jednak nie istnieje obowiązek udostępniania anonimowych kanałów zgłaszania.
Zaufać
Tożsamość osoby informującej oraz osób objętych postępowaniem musi pozostać poufnym. Zasada poufności dotyczy również innych osób wymienionych w zgłoszeniu. Ponadto istnieją wyjątki przewidziane w art. 9 HinSchG.
Terminy festiwalowe
Potwierdzenie przyjmowania zgłoszenia następuje w ciągu 7 dni, a informacja o dalszych działaniach w ciągu 3 miesięcy od potwierdzenia.
Dokumentacja
Każde otrzymane zgłoszenie należy dokumentować i przechowywać w zgodzie z ochroną danych osobowych przez trzy lata od zakończenia postępowania.
Od pierwszego sygnału do odpowiedzi
Każdy krok ma jasne kompetencje, termin i dowód. W ten sposób przestrzegacie przepisów HinSchG bez konieczności angażowania się w interakcje z informatorami, kierownictwem i władzami.
Krok 01
Informacyjne
Osoba z otoczenia zawodowego dowiaduje się o domniemaniu naruszenia. Mogą to być pracownicy, dostawcy, kandydaci lub partnerzy biznesowi.
Krok 02
Informacja
Informacja ta trafia do osoby za pośrednictwem najłatwiejszego sposobu: ustnie, pocztą, osobiście, telefonicznie lub za pomocą formularza online systemu informowania o przestępstwach.
Krok 03
Analiza
W ciągu 7 dni wysyłamy potwierdzenie otrzymania zgłoszenia, a w zespole ds. raportowania nieprawidłowości sprawdzamy, czy zgłoszenie jest wiarygodne, czy należy do zakresu działalności firmy oraz co należy zrobić.
Krok 04
Ocena
Prowadzimy odpowiednie działania następcze, od wewnętrznego badania spraw do przekazywania ich właściwym organom, w razie potrzeby.
Krok 05
Koniec
Osoba informująca otrzyma w ciągu 3 miesięcy informację o planowanych lub podjętych działaniach następczych.
Niezależne, terminowe, dokumentowane.
Art. 14 HinSchG wyraźnie zezwala na powierzenie zadania weryfikacji informacji wewnętrznej innemu podmiotowi. To właśnie oferujemy.
W celu zapewnienia bezpiecznego kanału zgłaszania informacji współpracujemy z Hinweismeldeportal.de. To jest system sygnalizacji adresatów wspierany przez technologie informatyczne, wyposażony w formularz online i działającą na zasadzie bezterminowego połączenia telefonicznego, który zapewnia techniczne zabezpieczenie poufności danych oraz umożliwia składanie anonimowych zgłoszeń. Wszystko to oferujemy po cenach, które są przystępne nawet dla małych firm.
Niezależny zespół ds. ochrony danych osobowych i prawników przyjmuje zgłoszenia, potwierdza ich otrzymanie w terminie, sprawdza ich zgodność prawną i dokumentuje je w sposób bezbłędny. Reprezentacja w zespole jest dostępna 365 dni w roku.
Wszystko, czego wymaga HinSchG.
Strona zewnętrzna do zgłaszania nieprawidłowości
Zajmujemy się zadaniami w ramach wewnętrznego organu ds. zgłaszania incydentów zgodnie z § 14 HinSchG. Jako uzupełnienie dla zewnętrznego inspektora ochrony danych lub samodzielnie.
Instytucja alarmowa + system informowania o przestępstwach
Całkowite wdrożenie. Bezpieczny system sygnalizacji online za pośrednictwem naszego partnera Hinweismeldeportal.de oraz zarządzanie placówką sygnalizacyjną przez nas.
Ceny ustalane są w zależności od wielkości przedsiębiorstwa oraz wybranego zakresu usług. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać bezpłatną konsultację i indywidualną ofertę cenową.
Koszty karowe, jeśli nie zostanie utworzona ani nie będzie prowadzona wewnętrzna placówka ds. zgłaszania przestępstw (§ 40 HinSchG).
Koszty karowe w przypadku represji, utrudniania zgłoszenia lub naruszenia poufności – w przypadku osób prawnych do dziesięciokrotności.
Koszty pierwszej konsultacji. W ciągu 15 minut wyjaśnimy, czy i w jaki sposób prawo HinSchG ma zastosowanie do Państwa sytuacji.
Częste pytania dotyczące ochrony informatorów
Od kiedy potrzebujemy wewnętrznego punktu zgłaszania incydentów?
Od 17 grudnia 2023 r. wszystkie przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników muszą prowadzić wewnętrzny system zgłaszania incydentów. Dla przedsiębiorstw zatrudniających od 250 pracowników obowiązek ten obowiązuje już od 2 lipca 2023 r. Niektóre przedsiębiorstwa sektora finansowego, takie jak dostawcy usług papierów wartościowych, są zobowiązane niezależnie od ich wielkości.
Czy nasz inspektor ochrony danych może objąć się funkcją inspektora ochrony danych?
Ogólnie rzecz biorąc, tak, ale wszystko zależy od konkretnego przypadku. § 14 ust. 1 HinSchG pozwala na zatrudnienie osoby trzeciej, ale nie określa jednoznacznie, czy inspektor ochrony danych może równocześnie pełnić obowiązki wewnętrznego organu ds. zgłaszania naruszeń. Decydujące znaczenie ma w szczególności zapewnienie niezależności działalności oraz unikanie konfliktów interesów (§ 15 HinSchG).
Musimy przetwarzanie anonimowych zgłoszeń?
1 HinSchG stanowi, że należy traktować anonimowe zgłoszenia jako takie. Jednocześnie wyraźnie nie ma obowiązku zapewnienia kanału zgłaszania anonimowych zgłoszeń. W praktyce zalecamy przyjmowanie i przetwarzanie anonimowych zgłoszeń. Wyróżniają one znacznie zwiększenie aktywności zgłaszających, a zintegrowany z systemem informacyjnym system zgłaszania pozwala na prowadzenie bezpiecznego dialogu również bez podawania nazwisk.
Jakie naruszenia można zgłosić?
HinSchG obejmuje m.in. przestępstwa, wykroczenia karne za naruszenie przepisów dotyczących ochrony życia, zdrowia lub praw pracowników oraz naruszenia określonych przepisów federalnych, krajowych i unijnych, np. w zakresie ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa produktów, ochrony środowiska lub prawa zamówień publicznych. W pierwszym etapie oceny ustalamy, czy zgłoszenie należy do zakresu zastosowania.
Jakie terminy mają zastosowanie do placówki ds. zgłaszania nieprawidłowości?
Centrum zgłaszania musi potwierdzić otrzymanie zgłoszenia w ciągu siedmiu dni, a osobę informującą o tym należy zawiadomić najpóźniej trzy miesiące po potwierdzeniu otrzymania zgłoszenia, na przykład o planowanych lub już podjętych działaniach następczych. Każde zgłoszenie musi zostać udokumentowane; dokumentacja zostaje usunięta po upływie trzech lat od zakończenia postępowania.
Jak szybko jest uruchomiona placówka alarmowa?
Zwykle w ciągu kilku dni: konfigurujemy kanały zgłaszania, udostępniamy politykę informowania o nadużyciach oraz informacje dla pracowników i od daty uzgodnionej ze spółką przyjmujemy zgłoszenia. Jeśli już jesteście klientami naszego zewnętrznego inspektora ochrony danych, skorzystacie z tego, że znamy Państwa firmę.
To jest wasza placówka alarmowa
Zgodne z prawem?
Nieobowiązkowo · 15 minut · Bezpłatnie
Inne WYKONANIE ZASŁUŻEŃ
