Postępowanie w sprawie wniosków o udzielenie informacji od kandydatów, których wniosek został odrzucony
Między obowiązkami dotyczącymi przejrzystości a ryzykiem związanym z AGG
Po odmowie zatrudnienia kandydaci często nie mają pewności, dlaczego nie zostali wybrani. Wielu przedsiębiorstw świadomie nie podaje uzasadnienia, aby chronić się przed potencjalnymi zarzutami dyskryminacji na podstawie Ogólnego Prawa Równości (AGG).
W praktyce jednak coraz częściej obserwuje się sytuację, w której kandydaci składają wnioski o udzielenie informacji na podstawie art. 15 RODO, często z zamiarem zbadania przyczyn decyzji o zatrudnieniu. Dla firm staje się to zatem kwestią, jakie dane faktycznie należy ujawnić w ramach udzielenia informacji oraz gdzie się kończą granice.
Prawne podstawy
1. Brak prawa do informacji na mocy AGG
Już w 2012 roku Europejski Trybunał Sprawiedliwości (ETS) w swoim Wyrok z 19.04.2012, C-415/10 zdecydowano na podstawie orzeczenia Federalnego Sądu Pracy (BAG), że odpowiednie europejskie przepisy antydyskryminacyjne nie przewidują prawa do uzyskania informacji o tym, czy i w jakich okolicznościach pracodawca zatrudnił innego kandydata w ramach procedury selekcyjnej. Dotyczy to również sytuacji, w której kandydat jednoznacznie wyjawia, że spełnia wymagania określone w ogłoszeniu o stanowisku pracy. Jednakże Trybunał Unii Europejskiej wskazał, że całkowite odmawy udzielenia wszelkich informacji w indywidualnym przypadku mogą stanowić dowód dyskryminacji.
Następnie BAG w swojej decyzji następującej 25.04.2013, 8 AZR 287/08 W szczególności stwierdza się, że sama odmowa udzielenia informacji dotyczących istotnych kryteriów wyboru nie stanowi w rozumieniu § 22 Ogólnego Prawa Równości (AGG) w sobie już dostatecznego uzasadnienia do wyciągnięcia wniosku o dyskryminację ze względu na jeden z czynników dyskryminacyjnych wymienionych w §§ 1 i 7 AGG.
Firmy w zasadzie nie są zobowiązane do uzasadniania swojej decyzji o wyborze.
2. Prawo do informacji na mocy RODO
Niezależnie od tego, istnieje niezależny obowiązek udzielania informacji na mocy art. 15 RODO. Chociaż AGG ma na celu zapobieganie i karanie dyskryminacji, np. w procesie rekrutacji, RODO ma na celu zapewnienie przejrzystości w zakresie przetwarzania danych osobowych.
Kandydaci mają zatem prawo do uzyskania informacji o wszystkich danych osobowych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji. Pojęcie „danych osobowych” należy rozumieć szeroko. Obejmuje ono nie tylko dane obiektywne, ale także subiektywne opinie i oceny, o ile dotyczą danej osoby.
Zakres prawa do informacji
H3: 1. Dane, które należy podać
Do prawa do uzyskania informacji należą w szczególności dokumenty aplikacyjne, takie jak CV i list motywacyjny, odpowiednia korespondencja (np. wiadomości e-mail), a także notatki wewnętrzne lub oceny z uwzględnieniem danych osobowych, np. dokumentowane zapisy rozmów.
H3: 2. Jakie dane nie muszą być ujawniane
Nie podlegają obowiązkowi udzielenia informacji decyzje o wyboru bez związku z osobami, ogólne lub abstrakcyjne systemy oceny, tajemnice przedsiębiorstwa oraz dane osobowe osób trzecich. Przedsiębiorstwa nie muszą w szczególności przedstawiać uzasadnienia odmowy.
Co należy rozumieć przez kopię danych osobowych
Sąd wyczerpująco upiększył ostatnio zakres prawa do informacji. Europejski Trybunał Sprawiedliwości wyjaśnił, że prawo do „kopii“ dotyczy zasadniczo danych osobowych, a nie pełnych dokumentów. Wydanie całych dokumentów jest konieczne jedynie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zrozumienia tych danych.
Trybunał Federalny uzupełnił to: dokumenty sporządzone przez samego kandydata należy w całości udostępnić. Notatki wewnętrzne powinny być udostępniane jedynie w zakresie, w jakim zawierają one dane osobowe. Nie istnieje jednoznaczny obowiązek udostępnienia wszystkich dokumentów.
Znaczenie dla przedsiębiorstw
Praktyka dochodzenia informacji zgodnie z art. 15 RODO staje się coraz częściej strategicznie wykorzystywana w procesie rekrutacji. W tym kontekście jednak przedsiębiorstwa nie są zobowiązane do ujawniania lub uzasadniania decyzji o wyborze w oparciu o AGG. Wystarczy jedynie zapewnić pełną i przejrzystą informację dotyczącą wszystkich danych osobowych.
Podsumowanie i zalecenia dotyczące działań
Zorganizowany proces składania wniosków, jednoznaczne podejście do wniosków o udzielenie informacji oraz konsekwentne przestrzeganie terminów przechowywania i usuwania danych są kluczowe dla uniknięcia ryzyka prawnych oraz spełnienia wymogów prawnych.
Poradniki praktyczne:
FAQ
Czy firmy mają obowiązek poinformować odmownych kandydatów o przyczynach odmowy?
Na ogół nie. Zgodnie z orzecznictwem przedstawionym w artykule, AGG nie przewiduje obowiązku ujawniania lub uzasadniania decyzji dotyczących wyboru przez przedsiębiorstwa.
Czy osoby odrzucone jako kandydaci mają jednak prawo do informacji?
Tak. Niezależnie od ustawy AGG istnieje autonomiczny obowiązek udzielenia informacji zgodnie z art. 15 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Dotyczy to danych osobowych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji.
Jakie dane należy przekazać w ramach procedury zgłoszenia w ramach RODO?
Do tego należą w szczególności dokumenty aplikacyjne, odpowiednia korespondencja oraz notatki wewnętrzne lub oceny z uwzględnieniem danych osobowych, np. dokumentowane zapisy rozmów telefonicznych.
Jakie informacje nie muszą być ujawniane?
Nie obejmuje to w szczególności decyzji o wykluczeniu bez związku z osobą, ogólnych lub abstrakcyjnych systemów oceny, tajemnic handlowych oraz danych osobowych osób trzecich. Nie jest również wymagane podawanie przyczyn odmowy.
Muszą firmy wydawać pełne dokumenty?
Niekoniecznie. Prawo do „kopii“ dotyczy w zasadzie samych danych osobowych. Całe dokumenty muszą zostać wydane jedynie w przypadku, gdy jest to konieczne do zrozumienia tych danych. Dokumenty sporządzone przez samego kandydata podlegają całkowitemu udostępnieniu zgodnie z art. 10.
Jak powinny firmy organizacyjnie postępować w przypadku wniosków o informacje od kandydatów?
Zalecane jest określenie jasno zdefiniowanych kompetencji, standardowych procedur, formalnie sformułowanych notatek wewnętrznych oraz terminowego opracowania w ciągu jednego miesiąca. Dodatkowo należy przestrzegać terminów przechowywania i usuwania oraz uwzględniać prawa osób trzecich oraz tajemnice handlowe.
