Müssen Sie Ihre Kunden wirklich nach der Anrede fragen?

Was das EuGH-Urteil zur Datenminimierung für Unternehmen bedeutet

„Herr“, „Frau“ oder „Divers“ – für viele Unternehmen gehört die Abfrage der Anrede ganz selbstverständlich zu jedem Kontaktformular, Kundenkonto oder Bestellprozess. Doch ist diese Angabe tatsächlich immer erforderlich?

Mit dieser Frage hat sich der Europäische Gerichtshof (EuGH) beschäftigt. Die Entscheidung (C-394/23 vom 09.01.2025) macht deutlich: Nicht jede Information, die technisch einfach abgefragt werden kann, darf auch verpflichtend erhoben werden. Der Grundsatz der Datenminimierung aus der DSGVO verlangt, dass Unternehmen nur diejenigen personenbezogenen Daten erheben, die für den jeweiligen Zweck tatsächlich notwendig sind.

Worum ging es in dem Verfahren?

Auslöser war ein französisches Bahnunternehmen, das seine Kunden beim Online-Ticketkauf verpflichtete, zwischen den Anreden „Herr“ und „Frau“ zu wählen.

Der EuGH stellte klar: Für den Abschluss eines Beförderungsvertrags ist diese Information grundsätzlich nicht erforderlich. Eine verpflichtende Abfrage der Anrede verstößt daher gegen den Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Das bedeutet allerdings nicht, dass Anreden künftig generell unzulässig sind. Entscheidend ist vielmehr, ob die jeweilige Angabe für den konkreten Zweck tatsächlich benötigt wird.

Datenminimierung beginnt viel früher als viele denken

In der Praxis wird Datenminimierung häufig mit Löschkonzepten oder Aufbewahrungsfristen verbunden. Tatsächlich beginnt sie jedoch bereits bei der Erhebung personenbezogener Daten.

Viele Formulare sind über Jahre gewachsen und enthalten Pflichtfelder, deren ursprünglicher Zweck längst nicht mehr hinterfragt wird. Oft werden Informationen abgefragt, weil sie „schon immer“ Bestandteil des Formulars waren – nicht, weil sie für die jeweilige Verarbeitung erforderlich sind. Gerade bei Website-Formularen lohnt sich deshalb ein genauer Blick.

Welche Pflichtfelder sollten Unternehmen überprüfen?

Nicht nur die Anrede kann betroffen sein. Häufig finden sich Pflichtfelder wie:

• Titel
• Telefonnummer
• Geburtsdatum
• Branche
• Unternehmensgröße
• Postanschrift
• weitere Kontaktdaten

Für jedes dieser Felder sollte sich die gleiche Frage stellen:

Benötigen wir diese Information wirklich für den Zweck der Verarbeitung – oder wäre der Prozess auch ohne diese Angabe möglich?

Kann diese Frage nicht überzeugend beantwortet werden, sollte das Feld zumindest nicht als Pflichtangabe ausgestaltet werden.

Es geht nicht nur um Websites

Der Grundsatz der Datenminimierung betrifft nicht ausschließlich Kontaktformulare. Ebenso sollten Unternehmen beispielsweise prüfen:

• Registrierungs- und Kundenkonten
• Bewerbungsformulare
• Newsletter-Anmeldungen
• Support- und Serviceportale
• CRM-Systeme
• interne Erfassungsformulare

Gerade über viele Jahre gewachsene Systeme enthalten häufig Pflichtfelder, deren Erforderlichkeit nie hinterfragt wurde.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Das EuGH-Urteil ist ein guter Anlass, bestehende Datenerhebungen kritisch zu überprüfen. Aus unserer Beratungspraxis empfehlen wir,

• sämtliche Formulare auf Pflichtangaben zu überprüfen,
• für jedes erhobene Datum den Verarbeitungszweck zu dokumentieren,
• Pflichtfelder auf das notwendige Maß zu reduzieren,
• interne Prozesse regelmäßig auf den Grundsatz der Datenminimierung zu überprüfen,
• und neue Anwendungen bereits bei der Einführung datensparsam zu gestalten.

Fazit

Das Urteil des EuGH betrifft weit mehr als die Frage nach der richtigen Anrede. Es erinnert Unternehmen an einen der zentralen Grundsätze der DSGVO: Es dürfen nur diejenigen personenbezogenen Daten erhoben werden, die für den jeweiligen Zweck tatsächlich erforderlich sind.

Datenminimierung ist deshalb keine rein rechtliche Pflicht, sondern ein wichtiger Bestandteil datenschutzkonformer Prozesse. Wer seine Formulare, Systeme und Pflichtfelder regelmäßig überprüft, reduziert nicht nur Datenschutzrisiken, sondern verbessert häufig auch die Benutzerfreundlichkeit seiner Anwendungen.

Unsere Unterstützung

Ob Website, Kundenportal oder interne Prozesse – wir unterstützen Sie dabei, bestehende Datenerhebungen auf den Prüfstand zu stellen. Gemeinsam überprüfen wir, welche personenbezogenen Daten tatsächlich erforderlich sind, identifizieren Optimierungspotenziale und helfen Ihnen dabei, den Grundsatz der Datenminimierung praxisnah und rechtskonform umzusetzen. So schaffen Sie schlanke Prozesse, stärken das Vertrauen Ihrer Kunden und erfüllen zugleich die Anforderungen der DSGVO.