H1: Umgang mit Auskunftsersuchen abgelehnter Bewerber

Zwischen Transparenzpflicht und AGG-Risiken

Nach einer Absage bleibt für Bewerber häufig unklar, warum sie nicht ausgewählt wurden. Viele Unternehmen verzichten bewusst auf Begründungen, um sich vor möglichen Diskriminierungsvorwürfen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) zu schützen.

In der Praxis ist jedoch zunehmend zu beobachten, dass Bewerber Auskunftsansprüche nach Art. 15 DSGVO geltend machen, häufig mit dem Ziel, die Gründe für die Auswahlentscheidung nachvollziehen zu können. Für Unternehmen stellt sich damit die Frage, welche Daten im Rahmen der Auskunft tatsächlich offengelegt werden müssen und wo die Grenzen verlaufen.

Rechtlicher Ausgangspunkt

1. Kein Auskunftsanspruch nach AGG

Bereits 2012 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) in seinem Urteil vom 19.04.12, C-415/10 [CS1] auf Vorlage des Bundesarbeitsgerichts (BAG) entschieden, dass die einschlägigen europäischen Antidiskriminierungsrichtlinien keinen Anspruch auf Auskunft darüber vorsehen, ob und gegebenenfalls aus welchen Gründen ein Arbeitgeber im Rahmen eines Auswahlverfahrens einen anderen Bewerber eingestellt hat. Dies gilt selbst dann, wenn ein Bewerber schlüssig darlegt, dass er die in der Stellenausschreibung genannten Voraussetzungen erfüllt. Der EuGH wies jedoch darauf hin, dass die vollständige Verweigerung jeglicher Auskunft im Einzelfall ein Indiz für eine Diskriminierung darstellen kann.

Das BAG führte daraufhin in seiner Folgeentscheidung vom 25.04.2013, 8 AZR 287/08 [CS2] unter anderem aus, dass die bloße Verweigerung einer Auskunft über die maßgeblichen Auswahlkriterien für sich allein noch kein Indiz im Sinne des § 22 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) darstellt. Ein solches Indiz wäre jedoch erforderlich, um eine Vermutung für eine Benachteiligung wegen eines in §§ 1 und 7 AGG genannten Diskriminierungsmerkmals zu begründen.

Unternehmen sind daher grundsätzlich nicht verpflichtet, ihre Auswahlentscheidung zu begründen.

2. Auskunftsanspruch nach DSGVO

Unabhängig davon besteht ein eigenständiger Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO. Während das AGG darauf abzielt, Diskriminierungen, etwa im Bewerbungsverfahren, zu verhindern und zu sanktionieren, verfolgt die DSGVO das Ziel, Transparenz über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu schaffen.

Bewerber haben daher Anspruch auf Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeitet wurden. Der Begriff der personenbezogenen Daten ist dabei weit zu verstehen. Er umfasst nicht nur objektive Daten, sondern auch subjektive Einschätzungen und Bewertungen, sofern sie sich auf die betroffene Person beziehen.

Umfang des Auskunftsanspruchs

1. Welche Daten herausgegeben werden müssen

Zum Auskunftsanspruch gehören insbesondere Bewerbungsunterlagen wie der Lebenslauf und das Anschreiben, die zugehörige Korrespondenz (z.B. E-Mails) sowie interne Notizen oder Bewertungen mit Personenbezug, etwa dokumentierte Gesprächseindrücke.

2. Welche Daten nicht herausgegeben werden müssen

Nicht vom Auskunftsanspruch umfasst sind reine Auswahlentscheidungen ohne Personenbezug, allgemeine oder abstrakte Bewertungssysteme, Geschäftsgeheimnisse sowie personenbezogene Daten Dritter. Unternehmen müssen insbesondere keine Begründung für die Absage liefern.

Was unter einer Kopie personenbezogener Daten zu verstehen ist

Die Rechtsprechung hat den Umfang des Auskunftsanspruchs zuletzt weiter konkretisiert. Der Europäische Gerichtshof hat klargestellt, dass der Anspruch auf eine „Kopie“ sich grundsätzlich auf die personenbezogenen Daten bezieht, nicht auf vollständige Dokumente. Eine Herausgabe ganzer Dokumente ist nur erforderlich, wenn dies notwendig ist, um die Daten verständlich zu machen.

Der Bundesgerichtshof hat dies weiter präzisiert: Vom Bewerber selbst verfasste Dokumente sind vollständig herauszugeben. Interne Vermerke sind nur insoweit herauszugeben, wie sie personenbezogene Daten enthalten. Ein pauschaler Anspruch auf Herausgabe aller Unterlagen besteht nicht.

Bedeutung für Unternehmen

Der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO wird im Bewerbungsverfahren zunehmend strategisch genutzt. Unternehmen sind in diesem Zusammenhang jedoch nicht verpflichtet, ihre Auswahlentscheidung nach dem AGG offenzulegen oder zu begründen. Vielmehr müssen sämtliche personenbezogenen Daten vollständig und transparent beauskunftet werden.

Fazit und Handlungsempfehlungen

Ein strukturierter Bewerbungsprozess, ein klar definierter Umgang mit Auskunftsanfragen und die konsequente Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen sind entscheidend, um rechtliche Risiken zu vermeiden und gleichzeitig den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Praxis-Tipps:

• Prüfen Sie, welche personenbezogenen Daten im Bewerbungsprozess derzeit erhoben und dokumentiert werden.
• Stellen Sie durch klare interne Arbeitsanweisungen sicher, dass ausschließlich erforderliche Daten erhoben und dokumentiert werden.
• Formulieren Sie interne Notizen sachlich und nachvollziehbar. Beachten Sie, dass auch subjektive Bewertungen auskunftspflichtig sein können.
• Definieren Sie klare Zuständigkeiten und standardisierte Abläufe für Auskunftsanfragen. Stellen Sie die fristgerechte Bearbeitung innerhalb eines Monats sicher.
• Löschen Sie Bewerberdaten nach Abschluss des Verfahrens. Orientieren Sie sich an einer Aufbewahrungsfrist von maximal sechs Monaten.
• Prüfen Sie bei Auskünften, ob Rechte Dritter oder Geschäftsgeheimnisse betroffen sind, und nehmen Sie eine entsprechende Abwägung vor.