Jak postępować z żądaniami dostępu do danych od odrzuconych kandydatów
Między obowiązkiem przejrzystości a ryzykiem na gruncie AGG
Po odmowie kandydaci często nie wiedzą, dlaczego nie zostali wybrani. Wiele firm celowo nie podaje uzasadnienia, aby uchronić się przed ewentualnymi zarzutami dyskryminacji na podstawie niemieckiej ustawy o równym traktowaniu (AGG).
W praktyce coraz częściej zdarza się jednak, że kandydaci korzystają z prawa dostępu do danych na podstawie art. 15 RODO – często po to, aby poznać powody decyzji rekrutacyjnej. Firmy stają więc przed pytaniem, jakie dane faktycznie muszą ujawnić w ramach udzielanej informacji i gdzie przebiegają granice tego obowiązku.
Punkt wyjścia z perspektywy prawnej
1. Brak prawa do informacji na mocy AGG
Już w 2012 roku Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) w swoim wyroku z 19.04.2012, C-415/10 orzekł – na skutek pytania prejudycjalnego niemieckiego Federalnego Sądu Pracy (BAG) – że właściwe europejskie dyrektywy antydyskryminacyjne nie przyznają prawa do informacji, czy i ewentualnie z jakich powodów pracodawca zatrudnił w procesie rekrutacji innego kandydata. Dotyczy to nawet sytuacji, w której kandydat przekonująco wykaże, że spełnia wymagania określone w ogłoszeniu o pracę. TSUE zaznaczył jednak, że całkowita odmowa udzielenia jakichkolwiek informacji może w konkretnym przypadku stanowić przesłankę wskazującą na dyskryminację.
BAG w wydanym następnie orzeczeniu z 25.04.2013, 8 AZR 287/08 stwierdził m.in., że sama odmowa udzielenia informacji o decydujących kryteriach wyboru nie stanowi jeszcze przesłanki w rozumieniu § 22 niemieckiej ustawy o równym traktowaniu (AGG). Taka przesłanka byłaby jednak konieczna, aby uzasadnić domniemanie dyskryminacji ze względu na jedną z cech wymienionych w §§ 1 i 7 AGG.
Firmy w zasadzie nie są zobowiązane do uzasadniania swojej decyzji o wyborze.
2. Prawo dostępu do danych na gruncie RODO
Niezależnie od tego istnieje odrębne prawo dostępu do danych na podstawie art. 15 RODO. O ile AGG ma zapobiegać dyskryminacji, np. w procesie rekrutacji, i ją sankcjonować, o tyle celem RODO jest zapewnienie przejrzystości przetwarzania danych osobowych.
Kandydaci mają zatem prawo dostępu do wszystkich danych osobowych przetwarzanych w procesie rekrutacji. Pojęcie danych osobowych należy przy tym rozumieć szeroko. Obejmuje ono nie tylko dane obiektywne, lecz także subiektywne opinie i oceny, o ile dotyczą one osoby, której dane dotyczą.
Zakres prawa dostępu
1. Jakie dane należy udostępnić
Prawo dostępu obejmuje w szczególności dokumenty aplikacyjne, takie jak CV i list motywacyjny, związaną z nimi korespondencję (np. e-maile), a także wewnętrzne notatki lub oceny odnoszące się do kandydata, np. udokumentowane wrażenia z rozmowy kwalifikacyjnej.
2. Jakich danych nie trzeba udostępniać
Prawo dostępu nie obejmuje samych decyzji o wyborze, niezawierających danych osobowych, ogólnych lub abstrakcyjnych systemów oceny, tajemnic przedsiębiorstwa ani danych osobowych osób trzecich. W szczególności firmy nie muszą uzasadniać odmowy.
Co należy rozumieć przez kopię danych osobowych
Orzecznictwo w ostatnim czasie dodatkowo doprecyzowało zakres prawa dostępu. Trybunał Sprawiedliwości UE wyjaśnił, że prawo do otrzymania „kopii“ dotyczy co do zasady danych osobowych, a nie całych dokumentów. Udostępnienie całych dokumentów jest konieczne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zrozumienia danych.
Niemiecki Federalny Trybunał Sprawiedliwości doprecyzował to jeszcze bardziej: dokumenty sporządzone przez samego kandydata należy udostępnić w całości. Wewnętrzne adnotacje należy udostępnić tylko w zakresie, w jakim zawierają dane osobowe. Nie istnieje ogólne prawo do wydania wszystkich dokumentów.
Znaczenie dla przedsiębiorstw
Prawo dostępu z art. 15 RODO jest w procesach rekrutacyjnych coraz częściej wykorzystywane strategicznie. Firmy nie są jednak w tym kontekście zobowiązane do ujawniania ani uzasadniania decyzji rekrutacyjnej na gruncie AGG. Muszą natomiast w pełni i przejrzyście udzielić informacji o wszystkich danych osobowych.
Podsumowanie i zalecenia
Uporządkowany proces rekrutacji, jasno określone zasady obsługi żądań dostępu oraz konsekwentne przestrzeganie okresów przechowywania i terminów usuwania danych mają kluczowe znaczenie, aby unikać ryzyka prawnego i jednocześnie spełniać wymogi ustawowe.
Wskazówki praktyczne:
FAQ
Czy firmy muszą informować odrzuconych kandydatów o powodach odmowy?
Co do zasady nie. Zgodnie z orzecznictwem przedstawionym w artykule AGG nie daje prawa do tego, aby firmy ujawniały lub uzasadniały swoją decyzję rekrutacyjną.
Czy odrzuceni kandydaci mają mimo to prawo dostępu do danych?
Tak. Niezależnie od AGG istnieje odrębne prawo dostępu do danych na podstawie art. 15 RODO. Obejmuje ono dane osobowe przetwarzane w procesie rekrutacji.
Jakie dane trzeba udostępnić w ramach realizacji prawa dostępu z RODO?
Należą do nich w szczególności dokumenty aplikacyjne, związana z nimi korespondencja oraz wewnętrzne notatki lub oceny odnoszące się do kandydata, np. udokumentowane wrażenia z rozmowy kwalifikacyjnej.
Jakie informacje nie muszą być ujawniane?
Prawo dostępu nie obejmuje w szczególności samych decyzji o wyborze, niezawierających danych osobowych, ogólnych lub abstrakcyjnych systemów oceny, tajemnic przedsiębiorstwa ani danych osobowych osób trzecich. Nie trzeba również uzasadniać odmowy.
Czy firmy muszą udostępniać całe dokumenty?
Niekoniecznie. Prawo do otrzymania „kopii” dotyczy co do zasady samych danych osobowych. Całe dokumenty trzeba udostępnić tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zrozumienia danych. Jak wyjaśniono w artykule, dokumenty sporządzone przez samego kandydata należy udostępnić w całości.
Jak firmy powinny zorganizować obsługę żądań dostępu do danych od kandydatów?
Zalecane są jasno określona odpowiedzialność, standardowe procedury, rzeczowo sformułowane notatki wewnętrzne oraz terminowe rozpatrywanie żądań w ciągu miesiąca. Ponadto należy przestrzegać okresów przechowywania i terminów usuwania danych oraz uwzględniać prawa osób trzecich i tajemnice przedsiębiorstwa.
