Wenn Unternehmensdaten plötzlich international relevant werden

Warum Unternehmen sich jetzt mit der E-Evidence-Verordnung beschäftigen sollten

E-Mails, Cloudspeicher, Messenger Kommunikation oder Daten in internationalen Unternehmenssystemen gehören heute längst zum Arbeitsalltag. Gleichzeitig speichern viele Unternehmen personenbezogene und geschäftsrelevante Informationen inzwischen nahezu vollständig digital.

Mit der sogenannten E-Evidence-Verordnung entstehen dafür künftig neue rechtliche Rahmenbedingungen innerhalb der Europäischen Union. Ziel der Verordnung ist es, den grenzüberschreitenden Zugriff von Strafverfolgungsbehörden auf elektronische Beweismittel zu erleichtern und zu beschleunigen.

Das Thema ist inzwischen nicht mehr nur theoretisch. Die ersten Unternehmen und potenziellen Diensteanbieter erhalten bereits konkrete Informationsschreiben des Bundesamts für Justiz mit Hinweisen auf mögliche Prüf- und Registrierungspflichten im Zusammenhang mit dem sogenannten E-Evidence-Paket.

Spätestens ab dem 18. August 2026 werden die neuen Regelungen praktisch relevant. Ab diesem Zeitpunkt müssen betroffene Diensteanbieter bestimmte organisatorische und technische Voraussetzungen erfüllen.

Auch wenn das Thema zunächst stark nach Strafverfolgung und internationalem Recht klingt, ergeben sich daraus für Unternehmen zahlreiche praktische und datenschutzrechtliche Fragestellungen.

In der Praxis zeigt sich aktuell, dass viele Unternehmen ihre tatsächlichen Datenflüsse, Speicherorte und eingebundenen Kommunikations- und Cloud-Dienste nur teilweise im Blick haben. Genau dadurch entstehen neue organisatorische Herausforderungen.

Worum es bei der E-Evidence-Verordnung überhaupt geht

Die E-Evidence-Verordnung soll es europäischen Behörden künftig erleichtern, elektronische Daten direkt bei Dienstleistern anzufordern, auch wenn diese in anderen EU-Staaten sitzen.

Vorgesehen sind dabei insbesondere:

• Europäische Herausgabeanordnungen,
• Europäische Sicherungsanordnungen
• sowie neue Kommunikationswege zwischen Behörden und Diensteanbietern innerhalb der EU.

Vereinfacht gesagt geht es darum, dass Behörden unter bestimmten Voraussetzungen schneller auf digitale Informationen zugreifen können, die im Rahmen strafrechtlicher Ermittlungen relevant sind.

Für Unternehmen bedeutet das jedoch nicht automatisch, dass Behörden unbegrenzt auf sämtliche Daten zugreifen dürfen. Die Verordnung enthält weiterhin rechtliche Voraussetzungen, Verhältnismäßigkeitsanforderungen und Datenschutzvorgaben.

Trotzdem entstehen neue Anforderungen rund um Datenflüsse, Verantwortlichkeiten und den Umgang mit gespeicherten Informationen.

Wer überhaupt betroffen sein kann

Der Begriff des Diensteanbieters wird im Zusammenhang mit der E-Evidence-Verordnung vergleichsweise weit ausgelegt.

Betroffen sein können beispielsweise:

• Messenger-Dienste,
• Videokonferenzplattformen,
• E-Mail-Anbieter,
• Cloud- und Hosting-Dienste,
• Plattformdienste,
• soziale Netzwerke,
• Collaboration-Tools,
• bestimmte Onlineportale,
• Gaming Anbieter mit Kommunikationsfunktionen
• oder Anbieter digitaler Speicherdienste.

Auch Unternehmen, die selbst keine eigenen Plattformen betreiben, sollten das Thema nicht vorschnell als irrelevant einstufen.

Bereits die Nutzung internationaler Cloud-, Kommunikations- oder Plattformdienste kann dazu führen, dass Unternehmensdaten mittelbar von den neuen Regelungen betroffen sind.

Gerade deshalb sollten Unternehmen frühzeitig prüfen:

• welche Dienstleister eingesetzt werden,
• wo Daten verarbeitet werden,
• welche Kommunikationsdienste eingebunden sind
• und welche internationalen Datenflüsse tatsächlich bestehen.

Welche konkreten Pflichten auf Diensteanbieter zukommen können

Unternehmen, die unter die Definition eines Diensteanbieters fallen, müssen künftig verschiedene organisatorische und technische Anforderungen erfüllen.

Dazu gehören insbesondere:

• die Prüfung der eigenen Einstufung als Diensteanbieter,
• die Benennung eines sogenannten Adressaten innerhalb der EU,
• die Registrierung auf der europäischen Notification Platform,
• die technische Erreichbarkeit für Behördenanfragen
• sowie die Anbindung an die vorgesehenen Kommunikationssysteme.

Hinzu kommen teilweise sehr kurze Reaktionsfristen.

Herausgabeanordnungen sollen grundsätzlich innerhalb von zehn Tagen beantwortet werden, in bestimmten Eilfällen sogar innerhalb von acht Stunden.

Gerade diese organisatorischen Anforderungen werden aktuell von vielen Unternehmen noch unterschätzt.

Warum das Thema auch datenschutzrechtlich relevant ist

Die E-Evidence-Verordnung betrifft nicht nur Strafverfolgungsbehörden oder große Technologiekonzerne.

Sobald Unternehmen:

• internationale Cloud-Systeme nutzen,
• Daten bei externen Dienstleistern speichern,
• Messenger-Dienste einsetzen
• oder digitale Plattformen in ihre Prozesse integrieren,

entstehen automatisch Berührungspunkte zu internationalen Datenzugriffen.

Aus Datenschutzsicht wird dadurch insbesondere relevant:

• wo Daten gespeichert werden,
• welche Dienstleister eingebunden sind,
• welche Zugriffe auf Daten bestehen,
• wie Datenflüsse dokumentiert sind
• und welche organisatorischen Prozesse für Behördenanfragen existieren.

Häufig werden einzelne Plattformen isoliert betrachtet, während die tatsächlichen Datenflüsse zwischen den Systemen unklar bleiben.

Gerade bei internationalen Cloud und Plattformdiensten wird dadurch häufig erstmals sichtbar, wie komplex moderne Datenlandschaften tatsächlich geworden sind.

Warum viele Unternehmen ihre Datenlandschaft nur teilweise kennen

In vielen gewachsenen IT Strukturen entstehen über Jahre hinweg komplexe Datenflüsse.

Neue Tools werden eingeführt, Cloud-Dienste erweitert oder externe Plattformen eingebunden, ohne sämtliche Auswirkungen vollständig neu zu bewerten.

Dabei werden Daten häufig gleichzeitig verarbeitet:

• in Collaboration-Tools,
• bei externen Hosting-Anbietern,
• in CRM-Systemen,
• in Cloudspeichern,
• in Support-Plattformen
• oder in internationalen Unternehmensanwendungen.

In der Praxis können Unternehmen dadurch häufig nicht mehr vollständig nachvollziehen:

• welche Daten wo gespeichert werden,
• welche Anbieter beteiligt sind,
• welche Unterdienstleister eingebunden sind
• oder welche internationalen Zugriffe technisch möglich sind.

Gerade dadurch entstehen organisatorische und datenschutzrechtliche Risiken.

Warum klare Prozesse für Behördenanfragen wichtiger werden

Mit zunehmender Digitalisierung steigen auch die Anforderungen an interne Prozesse.

Unternehmen sollten frühzeitig prüfen:

• Wer bewertet Behördenanfragen?
• Welche Daten können betroffen sein?
• Welche Dienstleister sind eingebunden?
• Welche Verantwortlichkeiten bestehen intern?
• Und wie werden Anfragen dokumentiert?

Gerade internationale Anbieter werden künftig deutlich schneller und direkter mit entsprechenden Auskunfts- und Herausgabeanfragen konfrontiert werden können.

Aus Beratungssicht zeigt sich aktuell, dass viele Unternehmen zwar internationale Dienste nutzen, jedoch häufig weder klare Prozesse für behördliche Anfragen noch vollständige Transparenz über eingebundene Plattformen und Kommunikationsdienste besitzen.

Besonders problematisch wird dies, wenn Unternehmen keine klaren Zuständigkeiten oder keine ausreichende Transparenz über ihre Systeme besitzen.

Was Unternehmen jetzt prüfen sollten

Auch wenn die E-Evidence-Verordnung viele Unternehmen aktuell noch weit entfernt erscheint, lohnt sich bereits jetzt eine strukturierte Vorbereitung.

Aus Beratungssicht empfiehlt sich insbesondere:

• eingesetzte Systeme und Dienstleister vollständig zu erfassen,
• Datenflüsse transparent zu dokumentieren,
• Speicherorte und internationale Datenübermittlungen zu prüfen,
• Verantwortlichkeiten intern festzulegen,
• Prozesse für Behördenanfragen zu definieren
• und Datenschutz sowie Informationssicherheit gemeinsam zu betrachten.

Unternehmen mit international genutzten Cloud-, Kommunikations- oder Kollaborationsdiensten sollten frühzeitig bewerten, welche Anbieter potenziell unter die neuen Regelungen fallen und welche Daten dort verarbeitet werden.

Gerade bei internationalen Cloud- und Plattformdiensten wird dabei häufig erstmals sichtbar, wie komplex moderne Datenlandschaften tatsächlich geworden sind.

Da viele Unternehmen aktuell noch unsicher sind, ob sie selbst oder eingesetzte Dienstleister überhaupt betroffen sein könnten, empfiehlt sich eine frühzeitige erste Einordnung der bestehenden Systeme und Datenflüsse.

Wir haben uns bereits intensiv mit den neuen Regelungen und den ersten Informationsschreiben beschäftigt und unterstützen Unternehmen dabei, strukturiert zu prüfen, ob und in welchem Umfang Handlungsbedarf besteht.

Oft lässt sich bereits anhand gezielter Fragestellungen einschätzen, ob bestehende Systeme, Plattformen oder Dienstleistungen potenziell unter die neuen Anforderungen fallen könnten.

Fazit

Mit der E-Evidence-Verordnung rücken internationale digitale Datenzugriffe stärker in den Fokus.

Ab 18. August 2026 werden die neuen Regelungen innerhalb der EU praktisch relevant und insbesondere internationale digitale Dienstleister zu neuen organisatorischen und rechtlichen Prozessen verpflichten.

Die ersten Informationsschreiben an potenzielle Diensteanbieter zeigen bereits jetzt, dass das Thema zunehmend konkret wird und Unternehmen sich frühzeitig mit möglichen Auswirkungen beschäftigen sollten.

Für Unternehmen bedeutet das konkret: Nicht nur Datenschutz und Informationssicherheit werden wichtiger, sondern auch Transparenz über die eigenen Systeme, Datenflüsse und Dienstleister.

Unsere Projekterfahrung zeigt, dass sich viele Schwachstellen bereits durch eine strukturierte Analyse bestehender Prozesse frühzeitig erkennen und praktikabel lösen lassen.

Gerade deshalb empfiehlt sich eine frühzeitige Prüfung, bevor organisatorische oder technische Anforderungen kurzfristig umgesetzt werden müssen.