Datenschutz ist für jedes Unternehmen ein zentrales Thema, doch die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sind komplex. Eine der Kernfragen lautet: Benötigt unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten (DSB)? Dieser Artikel liefert Ihnen klare Antworten darauf, wann ein DSB Pflicht ist, welche Aufgaben er übernimmt, welche Qualifikationen er benötigt und welche Konsequenzen bei Nichtbeachtung drohen. 

Wann ist ein Datenschutzbeauftragter (DSB) Pflicht?

Nicht jedes Unternehmen muss zwingend einen DSB bestellen. Die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten nach DSGVO und BDSG besteht jedoch in Deutschland insbesondere, wenn einer der folgenden Fälle zutrifft: 

– Kerntätigkeit: Umfangreiche Verarbeitung besonderer Datenkategorien oder systematische Überwachung:

  • Ihr Unternehmen verarbeitet als Kerntätigkeit (also Hauptgeschäftszweck) besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten, ethnische Herkunft) in großem Umfang.


    ODER:

  • Ihre Kerntätigkeit besteht in Verarbeitungsvorgängen, die eine umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erforderlich machen (z.B. Scoring bei Auskunfteien, Verhaltensanalysen im Internet, Videoüberwachung großer Bereiche). 


– Mindestens 20 Mitarbeiter sind mit automatisierter Datenverarbeitung beschäftigt:

    • Sie müssen unabhängig von Ihrer Tätigkeit einen DSB bestellen, wenn in Ihrem Unternehmen in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. „Ständig“ bedeutet hier nicht ununterbrochen, aber regelmäßig als Teil ihrer Aufgaben. „Automatisiert“ meint die Verarbeitung mithilfe von IT-Systemen (z.B. Nutzung von Personalverwaltungssoftware, CRM-Systemen, E-Mail-Programmen, Online-Shop-Backend – also praktisch jeder, der Zugriff auf einen PC hat). 

    Wichtiger Hinweis:
    Die hier dargestellten Kriterien repräsentieren die häufigsten Auslöser für die genannte Verpflichtung. Darüber hinaus existieren weitere spezielle Fallkonstellationen (beispielsweise für öffentliche Stellen oder bei der Verarbeitung zu Zwecken der Markt- und Meinungsforschung), die in dieser Übersicht nicht erschöpfend behandelt werden können. 

    Freiwillige Bestellung: Oft eine sinnvolle Entscheidung

    Auch wenn Ihr Unternehmen gesetzlich nicht zur Bestellung verpflichtet ist, kann die freiwillige Benennung eines DSB sinnvoll sein. Ein qualifizierter DSB unterstützt Sie dabei, die komplexen Datenschutzvorschriften korrekt umzusetzen, Risiken zu minimieren und Vertrauen bei Kunden und Partnern aufzubauen. Denn auch wenn Sie keine Pflicht zur Bestellung eines DSB trifft, die datenschutzrechtlichen Anforderugen müssen Sie trotzdem erfüllen. 

    Wer darf Datenschutzbeauftragter sein (und wer nicht)? 

    Die wichtigste Regel: Ein DSB darf keinem Interessenkonflikt unterliegen. Das bedeutet, die Person darf nicht gleichzeitig Aufgaben wahrnehmen, bei denen sie über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheidet und sich dann selbst kontrollieren müsste. Typischerweise scheiden daher Personen in leitenden Positionen als DSB aus, wie: 

        • Geschäftsführung / Vorstand 

          • IT-Leitung 

            • Personalleitung 

              • Marketingleitung (je nach Aufgabenbereich) 

            Der DSB muss seine Aufgaben unabhängig und weisungsfrei im Hinblick auf den Datenschutz erfüllen können. 

            Welche Qualifikationen benötigt ein DSB?

            Ein Datenschutzbeauftragter muss über die notwendige Fachkunde und Zuverlässigkeit verfügen. Das erfordert ein breites Wissensspektrum: 

                • Fundierte Rechtskenntnisse: Tiefgehendes Verständnis der DSGVO, des BDSG und relevanter Nebengesetze. 

                  • Datenschutzmanagement-Wissen: Kenntnisse über Prozesse, Dokumentationspflichten (z.B. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten) und Datenschutz-Folgenabschätzungen. 

                    • Technisches Verständnis: Grundlegendes Wissen über IT-Systeme, Datenbanken und Datensicherheitsmaßnahmen (technisch-organisatorische Maßnahmen – TOM). 

                      • Organisatorische Fähigkeiten: Fähigkeit zur Beratung, Schulung und Überwachung im Unternehmenskontext. 

                    Regelmäßige Fortbildungen sind unerlässlich, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

                    Was sind die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten?

                    Der DSB ist der zentrale Experte und Ansprechpartner für Datenschutz im Unternehmen. Seine Kernaufgaben umfassen: 

                          • Überwachung der Einhaltung: Kontrolliert, ob DSGVO, BDSG und interne Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. 

                            • Beratung zur Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Unterstützt bei der Durchführung und Bewertung von DSFAs für risikoreiche Verarbeitungsvorgänge. 

                              • Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden: Fungiert als Kontaktperson für die Datenschutzbehörden. 

                                • Anlaufstelle für Betroffene: Ist Ansprechpartner für Personen, deren Daten verarbeitet werden (z.B. bei Anfragen zu ihren Rechten). 

                                  • Sensibilisierung und Schulung: Führt Schulungen für Mitarbeiter durch, die Daten verarbeiten. 

                                Welche Rechte hat ein Datenschutzbeauftragter?

                                Um seine Aufgaben effektiv und unabhängig erfüllen zu können, hat der DSB wichtige Rechte: 

                                    • Weisungsfreiheit: Er unterliegt bei der Erfüllung seiner Fachaufgaben keinen direkten Anweisungen. 

                                      • Besonderer Kündigungsschutz: Genießt – sofern interner Arbeitnehmer – erweiterten Schutz vor Abberufung und Kündigung (ähnlich Betriebsräten). 

                                        • Unterstützungspflicht: Das Unternehmen muss ihm die notwendigen Ressourcen (Zeit, Budget, Zugang zu Informationen und Personal) zur Verfügung stellen. 

                                          • Direktes Berichtsrecht: Berichtet unmittelbar an die höchste Managementebene. 

                                            • Geheimhaltungspflicht: Ist zur Verschwiegenheit über die Identität von Betroffenen und Umstände, die Rückschlüsse zulassen, verpflichtet. 

                                          Folgen der Nichtbestellung: Ein teures Versäumnis

                                          Wenn ein Unternehmen trotz gesetzlicher Pflicht keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, stellt dies einen Verstoß gegen die DSGVO dar. Dies kann empfindliche Bußgelder nach sich ziehen. Die DSGVO sieht Strafen von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Vorjahresumsatzes vor – je nachdem, welcher Betrag höher ist. Hinzu kommt das Risiko von Reputationsschäden. 

                                          Fazit: Der DSB – Ein unverzichtbarer Partner für Datenschutz-Compliance und Vertrauen

                                          Der Datenschutzbeauftragte ist weit mehr als nur eine gesetzliche Pflicht. Er ist ein wichtiger Partner für Ihr Unternehmen, um die komplexen Datenschutzanforderungen zu meistern, Risiken zu minimieren und das Vertrauen von Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern zu sichern. Ob intern oder extern – die Investition in einen qualifizierten DSB schützt Ihr Unternehmen vor hohen Strafen und stärkt seine Zukunftsfähigkeit im digitalen Zeitalter.

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